【雑記】イベントの参加キャンセル

愚痴記事です。
10月31日（土）に開催した神速オフですが、100人を越える参加者が集まり、無事に日程を終えることができました。
参加者のみなさんの協力で成り立つ企画ですので、いつも本当に感謝しています。

ただ、今回の運営をしていてどうしてもキャンセルの多さが気になりました。
神速オフは大体、開催の１か月半前ごろから募集記事を公開して参加者を募ります。今回は、私個人が忙しい時期とも被ってしまい、１か月半以上前からの募集でした。
そして、１次会定員が埋まったのは募集開始から２週間くらいのことなので、ちょっと早いかなって感じです。
一番多い時で、１次会定員108人に対して115人の参加申し込みがあり、この時点でキャンセル待ちも発生していました。
二次会に関しても、当初は72人の予約だったのですが、100人を越える参加申し込みがあり、２次会だけ来たいという話を少し受けていたので、多少のキャンセルなどを考慮して98人で予約を変更していました。ちなみに、これまでの神速オフでは、毎回５人から多い時では８人くらいのキャンセルがあり、２次会参加率は８～９割程度でした。

ところがどっこい、今回の神速オフは総キャンセル30人（1・2次会、２次会のみ等キャンセルすべて含む）で、最終的な人数は１次会104人，２次会88人（＋２次会から参加４人※人が足りないから呼んだりした。）です。正直、ヒヤヒヤしましたし、お店の人には申し訳なさでいっぱいです。笑顔で人数変更を受け入れてくれて本当にありがとうございました。
キャンセル料はとられなかったので大赤字とはなりませんでしたが、これがキャンセル料のあるお店だったらと思うと冷や汗しかでないです。
キャンセルされた方にも仕事・学校・家庭の事情などなど理由があります。私も、９月のシルバーウィーク時期にあった関西の連続オフの前にメンタル面で体調を崩してしまいキャンセルしてしまいました。今回、キャンセルされた方々はDM・LINE・コメントなど様々な方法で連絡をしていただいているので、キャンセルされた方々を恨むことはありません。

運営側としても、募集記事公開して早い段階で埋まる→とりあえず申請が増える→キャンセルが出るという事が予測できたなら、募集記事の公開を少し遅くしてもよかったと思います。（２次会の人数をお店に伝える必要があるので、早い段階でどの程度集まるか知りたくて早く公開しました。）また、Twitterなどで露骨にイライラしてるツイートをしてしまったのも悪かったなぁと思います。

オフ会の運営費（会場費・景品代・雑費などなど）は参加者の参加費から賄ってます。実際の人数は違うので参考までですが、今回の神速は合計30人のキャンセルコメントがあり、参加費は500円です。全員が直前にキャンセルしてるわけじゃないので、実際にこの金額損をしているわけではないですが、運営側は参加費の収入に合わせて景品を用意したり、準備をしています。例えば、オフの前々日に景品を買い、その次の日にキャンセルがどっと来たら悲報です。そういうことのないように、黒字を出して余裕をもつことなどの対策はしていますが…。ここで言いたいのは、キャンセルは出来るだけ早めにしてほしいということです。神速オフは収支を公開していないですが、収支を公開しているオフを見ると、本当に赤黒ピッタリにいているオフがあります。そういうところで直前キャンセル・無断欠席となると、その負担は主催に行きます。そのことを知ってほしいです。

次に正直な話、２次会を開催する必要はないじゃんとよく言われます。確かにそれはそうなのですが、毎回８～９割の方に参加していただき、楽しそうにワイワイされている姿を見たり自分も一緒になって騒いだり、普段は話せない人と話したり、話せない内容を話したりと、個人的に楽しいですし、楽しかったという声をもらいます。関東の大きなオフだと２次会は身内で飲みに行くパターンが多いと聞きます。シングル厨なんかは全員で２次会なんて人数的に絶対に無理な話だと思います。
九州のオフは他地区と比較しても特に２次会参加率が高く、普段交流しない人とでもお酒を飲みながらワイワイできるいい環境があると思います。それが成り立つのは、運営の準備はもちろんですが、２次会に行くと表明した人が確実に２次会に行くことで成立するものだと思います。
もちろん、仕事・学校・その他用事・家庭の事情などあるのは分かります。参加申請したなら這ってでも来いとは絶対に言えません。ただ、参加申請をするときにその時が空いているか確認すること、運営の人が色々お店をあたって交渉して準備していることなどを考えてもらえたらいいと思います。

この記事で何が言いたいかというと、キャンセルするなら早めにしてくれってことと、キャンセルによって迷惑被る人がいるから気を付けてくれってことです。
神速オフは次回も可能な限り２次会・飲み会はします。みんなとお酒飲んで遊びたいです。なので、こういった風潮が崩れないためにも参加者１人１人がそれなりの自覚をもってほしいと思います。オフは運営が作るものじゃなくて、参加者全員でつくるものです。もちろん、現在のオフ会が全くそうでないとは言いませんが、オフ会の参加者はお客様ではないです。キャンセルのことだけに限らず、ゴミのこと（今回はおいて行かれたゴミだけでビニール袋１つ分でした）、部屋内外での過度な騒音のことなど様々な問題があります。これらの問題の根底にあるのが僕は「お客様気分」ということに繋がるのではないかなと思います。

真皇杯・グロリア等のバックに企業の協賛のある大会が出てきたり、どこのオフもひと昔前と比較すると規模が大きくなったところが多いです。参加者が増えた今だからこそ、改めてこういったことを考え直す必要が、当然私もですが、あると思います。長い愚痴になりましたが、ここまで読んでいただいた方、本当にありがとうございました。